Voorraadbeheersysteem: 4 belangrijke zaken die jij moet weten!

Daarnaast kan het niet kunnen nakomen van afspraken je als groothandel klanten kosten. Klanten zijn minder trouw en stappen om het minste of geringste over naar de concurrent en dat wil je natuurlijk niet! Eén van de belangrijkste zaken die kan helpen bij het voorkomen van één van deze scenario's is werken met een goed voorraadbeheerssysteem.

Een voorraadbeheersysteem ondersteunt je als groothandel te voorkomen dat er een tekort aan goedlopende producten en een overschot aan slechtlopende producten ontstaat. In deze blog beantwoorden wij 4 belangrijke zaken die van belang zijn bij een goed voorraadbeheersysteem. 

1. Wat zijn voorraden?

In essentie hebben groothandels een voorraad om zich te weren tegen bepaalde onzekerheden. Eén van die onzekerheden binnen de groothandel is het verschil tussen vraag en aanbod niet goed te kunnen tackelen. Onzekerheden rondom de aanwezigheid van voorraden kunnen zich voordoen aan de leverancierskant, in het eigen assemblage/productieproces en aan de vraagzijde. Voorraad hebben kan het verschil maken en geeft bepaalde zekerheden om geen nee te hoeven verkopen.

Onderaan de streep komt het erop neer dat je als groothandel voldoende economische voorraad* wilt hebben en je klanten goed wilt kunnen bedienen. Je wilt op tijd kunnen leveren als er een bestelling binnenkomt. Dit alles uiteraard met een optimale economische voorraad positie om de cashflow optimaal te houden. Eén van de tools die de groothandel helpt bij een optimale voorraad is een goed voorraadbeheersysteem.

 *voorraad waarover de eigenaar economisch (prijs) risico loopt, dus alles wat nog in het magazijn ligt, minus dat gedeelte dat al verkocht is, plus de uitstaande bestellingen – al dan niet onderweg – bij de leveranciers.

2. Met welk doel gebruik je een voorraadbeheersysteem?

Het doel van een goed voorraadbeheersysteem is om te zorgen dat je als groothandel een optimale voorraadpositie hebt. Een positie waarmee je geen nee hoeft te verkopen aan jouw klant, maar ook geen enorme voorraden in je magazijnen hebt. Want voorraden zijn liggende gelden dit heeft impact op je cashflow positie.

Het klinkt allemaal makkelijk. Vul een minimale en maximale voorraad in per product. Laat het ERP een besteladvies draaien, neem dit advies over naar je inkooporders en klaar ben je. Helaas blijkt dit in de praktijk niet altijd zo makkelijk. Want wordt er rekening gehouden met retourstromen? Zijn incourante artikelen onderdeel van het advies? Is er inzicht in varende goederen? Wordt er rekening gehouden met seizoenpatronen? En zo kun je nog wel even doorgaan. Al met al is voorraadoptimalisatie alleen mogelijk als je een goed voorraadbeheersysteem hebt die rekening houdt met meer variabelen dan een minimale en maximale voorraad.

3. Wat zijn de belangrijkste functies van een voorraadbeheersysteem?

Een goed opgezet voorraadbeheersysteem kent de volgende functies:

• Laat in één oogopslag zien hoeveel voorraad er is van een bepaald product - Er zullen minder vaak voorraadverschillen voorkomen.
• Helpt de opslagkosten te drukken - Een overschot aan voorraad wordt duidelijk waardoor opslag- en verzekeringskosten verlaagd kunnen worden.
• De klanttevredenheid te vergroten - Door grip te hebben op de actuele voorraad komt het niet veel meer voor dat goedlopende producten niet voorhanden zijn.

Om bovenstaande functies te kunnen gebruiken is het belangrijk dat je ERP ondersteunend is. Een goed ERP dient minimaal de volgende functionaliteiten te bezitten om een voorraadbeheersysteem optimaal te kunnen gebruiken:

• Inzicht krijgen in de voorraad (economische, technische, consignatie, etc.)
• Overzicht geven waar de voorraad zich bevindt
• Inzicht te geven in de voorraadmutaties (verleden, heden en toekomst)
• Weten welke goederen onderweg zijn
• Inzicht geven in voorraden in de tijd
• Rekening houden met lopende verkoop- en inkoopcontracten
• Inzicht geven via welke verkoopkanalen orders binnen komen en welk effect deze hebben op de voorraad
• Retourstromen kunnen afhandelen om deze mee te nemen in de voorraadpositie
• Besteladviezen draaien die rekening houden met alle bovengenoemde functionaliteiten

4. Geeft een voorraadbeheersysteem mij zicht op kansen en verbeteringen?

Een veelgehoord probleem is dat bij het vergelijken van de theoretische voorraad met de actuele voorraad er (grote) voorraadverschillen te zien zijn. Voorraadverschillen kunnen veroorzaakt worden wanneer leveringen, pakbonnen en retouren niet juist bijgehouden worden. Handmatige invoer en/of slecht gekoppelde systemen kunnen hieraan bijdragen. Met een voorraadbeheersysteem kun je voorraadverschillen terugdringen doordat in- en verkoopprocessen gekoppeld en geautomatiseerd zijn in het ERP-systeem. Hiermee creëer je een omgeving waar je besteladvies vanuit je ERP de ‘waarheid’ vertelt en je optimale inkopen kunt doen!

Een ander regelmatig probleem is dat het niet helder is hoe groot de veiligheidsvoorraad van producten dient te zijn. Veiligheidsvoorraad is voorraad die aangehouden wordt om het risico op stock-outs te voorkomen. Met een ruime buffer hoef je jouw klanten nooit teleur te stellen. Maar een grote veiligheidsvoorraad betekent ook hogere opslag- en verzekeringskosten en een groter risico op beschadigingen en diefstal. En dit staat nog los van de cashflow problematiek die het mogelijk kan meebrengen. Want liggende gelden in het magazijn kunnen niet gebruikt worden voor bijvoorbeeld investeringen.

Een voorraadbeheersysteem geeft inzicht in de geschikte grote van je veiligheidsvoorraad. Hierdoor hoef je nooit bang te zijn dat je niet kan leveren aan je klanten. Daarnaast worden nadelen en risico’s van een te hoge veiligheidsvoorraad teruggedrongen.

Ook horen wij vaak dat nog te ontvangen goederen of te leveren goederen in de toekomst effect hebben op jouw voorraadpositie als groothandel, maar dat dit vaak niet goed inzichtelijk is vanuit het ERP. Hierdoor ontstaat er een verkeerd beeld van de voorraad in de tijd en geeft het voorraadbeheersysteem verkeerde adviezen. Een ERP dient dan ook rekening te houden met voorraden in de tijd om een voorraadbeheersysteem te kunnen voorzien van de juiste informatie om tot een optimaal besteladvies te komen.

Wij helpen je als groothandel graag om grip te krijgen op je voorraad. Wil je meer informatie over de mogelijkheden of heb je interesse in het voorraadbeheersysteem? Neem dan gerust contact met ons op!