Waarom mislukt een ERP implementatie?

In een eerdere blog bespraken we vele voordelen van het gebruik van een ERP systeem. Volgens een onderzoek van Panorama Consulting faalt maar liefst 21% van de ERP projecten. Het is dus zeker geen eenvoudige taak.

Om deze reden hebben we een lijst samengesteld van 5 redenen waarom een ERP-implementatie kan mislukken, zodat je ervoor kunt zorgen dat jouw implementatie soepel verloopt.

1. Gebrek aan een gedetailleerd plan

Bij het starten van een project, ongeacht de grootte ervan, is een gedegen planning essentieel voor succes. Zorg ervoor dat jouw plan realistisch, gedetailleerd en specifiek is om er zeker van te zijn dat het goed werkt:

Realistisch: Als je doelen stelt die waarschijnlijk niet realistisch behaald kunnen worden, bereid je dan voor op potentiële mislukkingen. Een voorbeeld van een onbereikbaar doel is bijvoorbeeld beweren dat jouw ERP-systeem binnen een maand volledig geïmplementeerd kan worden.

Gedetailleerd en specifiek: Zorg ervoor dat jouw plan tot in de kleinste details is uitgewerkt met betrekking tot de vereisten van het systeem en de specifieke rollen die jouw medewerkers zullen vervullen tijdens het implementatieproces. Het is van groot belang om een gestructureerde lijst met taken op te stellen, zodat je er zeker van kunt zijn dat alle noodzakelijke voorbereidingen zijn getroffen. Vaak kan jouw ERP leverancier je hierbij ondersteunen en adviseren.

2. Gebrek aan betrokkenheid met IT teams

Volgens een verslag van Software Advice, zei een anonieme IT-professional dat het management bij zijn bedrijf een nieuw ERP-systeem geselecteerd had zonder raadpleging van het IT-team, met slechts één maand voorbereiding tot aan de implementatie.

Zoals je je wellicht kunt voorstellen, liep deze implementatie uit op een teleurstelling. Het is misschien een open deur, maar de betrokkenheid van jouw IT-team is van essentieel belang in elke fase van het proces. Zij hebben de expertise van jouw IT-systemen en kennen de cruciale vragen die een ERP-leverancier moet beantwoorden voordat je je vastlegt op een specifiek systeem.

3. Verzuimen om de software te testen

Als je al eerder betrokken bent geweest bij het implementeren van ERP-systemen, weet je waarschijnlijk dat het zelden vlekkeloos verloopt. Met strakke deadlines kan het verleidelijk zijn om het grondig testen van de software over te slaan om tijd te besparen.

Echter, op de lange termijn kan dit voor flink wat hoofdpijn zorgen voor jouw bedrijf. Je zult niet alleen niet weten of de software gebreken heeft die opgelost moeten worden, maar nog belangrijker - je zult niet weten of het voldoet aan de behoeften van jouw bedrijf en of de software de gewenste resultaten oplevert.

4. Verkeerde keuze van software

Uit een onderzoek van ERP consultants Panorama blijkt dat bijna een derde van de ondervraagde bedrijven achteraf niet opnieuw voor dezelfde ERP leverancier zou kiezen. Om dit te voorkomen, is het essentieel om een ERP-oplossing te selecteren die specifiek is ontwikkeld voor de handelssector en die de benodigde functionaliteiten ondersteunt voor jouw bedrijfsprocessen.

Zoals eerder benadrukt, is het van groot belang om alle belanghebbenden te betrekken bij het besluitvormingsproces om mogelijke complicaties later te voorkomen.

5. Niet investeren in training

Zodra een systeem geïmplementeerd is, lijkt het gemakkelijk om te denken dat het harde werken nu voorbij is. Niettemin, een belangrijke stap die cruciaal is voor het proces is training van de medewerkers.

Training kan vaak op twee manieren benaderd worden. De ERP leverancier kan alle medewerkers trainen over het gebruik van de software (wat de implementatiekosten zal verhogen), of de leveranciers traint bepaalde leden van het personeel – die vervolgens de andere gebruikers weer trainen in het het gebruik van het systeem. Het voordeel van het laatste is dat het goedkoper is, terwijl er tegelijkertijd gevorderde gebruikers ontstaan die andere gebruikers kunnen begeleiden bij het gebruik van het systeem.

Niet voldoende tijd vrij maken voor deze cruciale stap zal betekenen dat medewerkers er langer over doen om te wennen aan het systeem in de eerste periode na de lancering.