Kuipers Bouwmaterialen en Steenhandel

Kuipers Bouwmaterialen en Steenhandel is de haast enig overgebleven onafhankelijke groothandel in bouwmaterialen in het noorden van het land. Niet gelieerd aan een specifiek merk of een specifieke bouwpartner, maar gewoon opererend vanuit de eigen ervaring en kennis in deze branche.

Kuipers Bouwmaterialen en Steenhandel heeft nu in de vier noordelijke provincies minimaal één vestiging. “We zijn in twintig jaar tijd gegroeid van één naar zes vestigingen en van drie naar ruim 80 medewerkers”, zegt Robert Kuiper, die vanaf het begin in 1998 actief is binnen de groothandel die zijn vader Gerrit toen in Denekamp startte.

We zitten in een sector waarin de komende jaren nog bijzonder veel werk verzet moet worden. Bovendien laat de jaarlijkse omzetgroei van onze vestigingen zien dat we ook op iedere vestigingslocatie nog voldoende groeipotentie hebben.

Groei

Vanuit Denekamp maakte het familiebedrijf in de daaropvolgende jaren een mooie groei door. “In 1999 opende in Emmen de tweede vestiging, in 2002 gevolgd door Gramsbergen. Vervolgens werd in 2004 Veendam overgenomen van Zahavi en in 2007 zijn we in Denekamp naar onze grotere en nieuwe locatie verhuisd. Ook in de crisisjaren heeft de onderneming zich blijvend doorontwikkeld en werd in 2011 verhuisd van Gramsbergen naar Hardenberg. Hierna volgde de opening van vestiging Zwolle in 2016 en met de overname van Houthandel Mendel in Wolvega in 2020 staat de teller inmiddels op zes vestigingen. En wat ons betreft is daarmee het einde nog niet in zicht.”

Dat betekent volgens Jan Kuiper, die sinds 2015 in de groothandel werkt, niet dat groei een doel op zich is. “Maar als we kansen zien, gaan we zeker kijken of we daar serieus werk van kunnen maken. We zitten in een sector waarin de komende jaren nog bijzonder veel werk verzet moet worden. Bovendien laat de jaarlijkse omzetgroei van onze vestigingen zien dat we ook op iedere vestigingslocatie nog voldoende groeipotentie hebben.”

Decentrale organisatie

Inmiddels zit de hoofdvestiging van Kuipers Bouwmaterialen en Steenhandel in Hardenberg. “Hier houden wij ook kantoor en hebben we de afdeling P&O ondergebracht maar verder zijn we decentraal georganiseerd. Iedere vestiging is een BV met een eigen verkoop- en administratieafdeling, showroom, magazijn en shop.” Een bewuste keuze, zo benadrukt het tweetal. “Alles wat een klant ziet en voelt moet op de vestiging aanwezig zijn. Lokale aanwezigheid met betrokken medewerkers die dezelfde taal spreken zijn erg belangrijk”, zegt Jan. Iedere vestiging heeft een eigen vestigingsmanager. “Deze wordt op commercieel vlak bijgestaan door onze commercieel manager”, vult Robert aan.

Verder digitaliseren

Die grote mate van zelfstandigheid van de vestigingen vroeg veel van de automatiseringssystemen waarmee gewerkt werd. “We hebben lange tijd met een eigen ERP-systeem gewerkt, maar een jaar of zes geleden kwamen we op een punt dat we verder wilden met onze digitalisering en efficiënter wilden werken. Veel meer informatie uit het systeem halen. Niet alleen de financiële gegevens, maar ook het handelsdeel wilden we sneller inzichtelijk hebben. Daarom zijn we in 2015 op zoek gegaan naar een partner die ons daarbij kon helpen”, aldus Robert.

Na een uitgebreide marktanalyse en veel gesprekken werd uiteindelijk gekozen voor K8, het totaalpakket en vlaggenschip van KCS. “De standaard mogelijkheden van het pakket en de handelskennis en ervaring die KCS had in onze branche waren belangrijke redenen om uiteindelijk te kiezen voor K8”, zegt Jan. “Zaken als maatvoeringen en eenheden zijn in onze bedrijfsvoering belangrijke uitgangspunten en die vinden we terug in het systeem.”

Meer inzicht

Na een succesvolle testfase in de nieuwe vestiging in Zwolle werken sinds 2017 alle vestigingen van de groothandel met K8. “Was de eerste implementatie in Zwolle nog best veel werk, voor de nieuwe vestiging in Wolvega hebben we het zelf eenvoudig kunnen implementeren. Dat gebruiksgemak is voor ons ook echt een van de grote voordelen van K8. Bovendien kunnen we echt alles terugzien in het systeem. Dat biedt veel en waardevolle inzichten.”

Bijvoorbeeld op het gebied van voorraadbeheer. Jan: “We kunnen nu, wanneer voorraden niet kloppen, heel nauwkeurig zien wie wat wanneer heeft verwerkt in K8. Dit helpt in het herleiden van ontstane voorraadverschillen, bijvoorbeeld door een verwerkingsfout. Ook biedt het bij (herhaaldelijk) onverklaarbare verschillen de mogelijkheid om bijvoorbeeld diefstal op te sporen.”

Papierloos

Een van de grootste winstpunten die de invoering van K8 Kuipers Bouwmaterialen en Steenhandel heeft opgeleverd is grotendeels papierloos werken. “De inkoop verliep al papierloos, maar door ook de orderverwerking en facturering te digitaliseren, hebben we in onze administratieve werkzaamheden, en in ons papiergebruik, een enorme efficiencyslag geslagen”, zegt Robert. Had voorheen iedere vestiging alle orders keurig in mappen geadministreerd, anno 2021 wordt alles in het systeem van KCS afgehandeld. “In die oude mappen zaten ieder jaar zo’n 75.000 facturen. De controle daarvan kostte enorm veel tijd en het terugzoeken van dingen was monnikenwerk. Nu wordt alles als xml-bestand ingelezen en de facturen digitaal bewaard zodat we er binnen het systeem optimaal mee kunnen werken en dingen snel terug kunnen zoeken.”

Ambassadeur

Dat de ervaringen met K8 goed zijn en de samenwerking met KCS bevalt steekt de directie van Kuipers niet onder stoelen of banken. “Wij laten als ambassadeur graag zien wat de samenwerking ons brengt en oplevert. Ervaringsverhalen zijn belangrijk om vertrouwen te wekken. Keuzes als deze maak je voor decennia en wij zijn trots op de resultaten die we met en dankzij KCS hebben bereikt.”

Resultaten

• Efficiënter voorraadbeheer, ook tussen de vestigingen onderling
• Tijdwinst orderafhandeling
• Beter en sneller inzicht in debiteuren
• Bedrijfsbreed een betere informatievoorziening

Begin je digitale transformatie: